De monteur staat bij uw kantoorpand in Harderwijk, maar de technische ruimte zit op slot. De medewerker met de sleutel werkt vandaag thuis. U beheert het gebouw vanuit Almere en probeert telefonisch toegang te regelen, terwijl binnen een overleg begint. Het onderhoud stond keurig in de agenda. Toch kan het werk niet beginnen.

Voor wie vastgoedbeheer in Almere organiseert met panden buiten de stad, vraagt toegang tot het gebouw extra aandacht. Een vakman kan pas aan de slag als iemand ter plaatse weet waarvoor hij komt en de juiste ruimte voor hem opent.

Plan het werk rond het gebruik van het pand

Een monteur kan in dezelfde onderhoudsperiode de verlichting controleren en de ventilatie onderhouden. Die werkzaamheden vragen niet vanzelfsprekend om hetzelfde tijdstip. Als hij boven werkplekken moet zijn, kan hij medewerkers hinderen. Werkt hij aan een elektrische installatie, spreek dan vooraf af of gebruikers een deel daarvan tijdelijk niet kunnen gebruiken.

Bespreek daarom met een installatiebedrijf in Harderwijk wat het geplande werk betekent voor de gebruikers. Vraag welke ruimten de monteur moet kunnen bereiken en welke onderbreking hij verwacht. U kunt de kantoorgebruiker dan gericht informeren, in plaats van alleen een datum door te geven.

Een afspraak met de omschrijving ‘onderhoud installaties’ vertelt een gebruiker te weinig. ‘De monteur moet dinsdagochtend bij de ventilatie-unit boven het systeemplafond in de vergaderruimte’ maakt duidelijk waarom die ruimte vrij moet blijven. Zo voorkomt u dat de monteur ter plekke eerst een vergadering moet laten verplaatsen.

Eén aanspreekpunt moet ook beslissingen kunnen regelen

Wanneer verschillende partijen de elektrotechniek en klimaatinstallaties onderhouden, moet u hun werk vaak zelf afstemmen. De ene monteur ziet iets dat de andere moet beoordelen. Draagt hij zijn bevindingen niet duidelijk over, dan begint het uitzoekwerk opnieuw. Soms is daardoor een extra bezoek nodig.

V&M Vastgoedbeheer combineert deze vakgebieden met loodgieterswerk en onderhoud via één vast aanspreekpunt. Vraag wat die contactpersoon daadwerkelijk regelt. Wie bespreekt een afwijking met u? Wie zorgt dat een vervolgafspraak aansluit op het gebruik van het kantoor?

Leg ook vast wat de monteur zelf mag beslissen. Mag hij een gebrek direct herstellen, of wilt u eerst een kostenvoorstel ontvangen? In een onderhoudscontract kunt u afspraken over kosten en reactietijd vastleggen. Maak daarbij onderscheid tussen gepland werk en een storing. Een afgesproken reactietijd vertelt op zichzelf nog niet wanneer de monteur een reparatie afrondt.

Laat iedere onderhoudsronde bruikbare informatie achterlaten

U hoeft niet bij elk bezoek naar Harderwijk te rijden. U moet achteraf wel kunnen begrijpen wat de vakman heeft gedaan. Een melding dat het onderhoud ‘gereed’ is, helpt weinig wanneer een gebruiker een week later vraagt waarom de monteur een bepaalde ruimte nog niet heeft aangepakt.

Vraag daarom om een korte terugkoppeling waarin de monteur onderscheid maakt tussen uitgevoerd werk en openstaande punten. Laat hem bij een openstaand punt ook de reden noteren. Ontbrak er een onderdeel, of kon hij niet bij de installatie? Dat verschil bepaalt wat u vervolgens moet regelen.

Gebruik voor ruimten steeds dezelfde aanduiding. ‘Kantoor achter’ kan voor de beheerder iets anders betekenen dan voor de medewerker die de deur opent. Een ruimtenummer of een herkenbare omschrijving voorkomt verwarring bij een volgend bezoek.

Kan de monteur door een vaste kast niet bij de ventilatie-unit boven het plafond van de vergaderruimte, dan hoort dat in zijn terugkoppeling. Bij de volgende afspraak kan de gebruiker de kast vooraf laten verplaatsen en de ruimte vrijhouden.